闡明需要采購(gòu)貨物或工程的性質(zhì)，通報(bào)招標(biāo)程序?qū)⒁罁?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標(biāo)文件既是投標(biāo)商編制投標(biāo)文件的依據(jù)，又是采購(gòu)人與中標(biāo)商簽定合同的基礎(chǔ)。因此，招標(biāo)文件在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。招標(biāo)人應(yīng)十分重視編制招標(biāo)文件的工作，并本著公平互利的原則，務(wù)使招標(biāo)文件嚴(yán)密、周到、細(xì)致、內(nèi)容正確。編制招標(biāo)文件是一項(xiàng)十分重要而又非常繁瑣的工作，應(yīng)有有關(guān)參加，必要時(shí)還要聘請(qǐng)咨詢參加。

招標(biāo)文件的目的是通知潛在的投標(biāo)人有關(guān)所要采購(gòu)的貨物和服務(wù)，合同的條款和條件及交貨的時(shí)間安排。起草的招標(biāo)文件應(yīng)該所有的投標(biāo)人具有同等的公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。根據(jù)單一項(xiàng)目招標(biāo)文件的范圍和內(nèi)容，文件中一般應(yīng)包含：項(xiàng)目的概括信息；技術(shù)規(guī)格客觀性的設(shè)計(jì)文件；投標(biāo)的樣本表格；合同的一般和特殊條款；技術(shù)規(guī)格和數(shù)量清單，在一些特殊情況，還應(yīng)附有性能規(guī)格，投標(biāo)金保函，預(yù)付款保函和履約保函的標(biāo)準(zhǔn)樣本。

招標(biāo)書是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)達(dá)到優(yōu)選買主或承包方的目的，從而利用和吸收各地優(yōu)勢(shì)于一家的交易行為所形成的書面文件。屬于邀約的范疇。
所謂招標(biāo)書，即業(yè)主按照規(guī)定條件發(fā)招標(biāo)書，邀請(qǐng)投標(biāo)人投標(biāo)，在投標(biāo)人中選擇理想合作伙伴的一種方式。
招標(biāo)書是招標(biāo)過(guò)程中介紹情況、指導(dǎo)工作，履行一定程序所使用的一種實(shí)用性文書。
招標(biāo)書是一種告示性文書，它提供全面情況，便于投標(biāo)方根據(jù)招標(biāo)書提供情況做好準(zhǔn)備工作，同時(shí)指導(dǎo)招標(biāo)工作開展。

合理是指采購(gòu)人提出技術(shù)要求、商務(wù)條件依據(jù)充分并切合實(shí)際。技術(shù)要求根據(jù)可行性報(bào)告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析確立，不能盲目提高標(biāo)準(zhǔn)、提高設(shè)備精度等，否則會(huì)多花不必要的錢。合理的特殊要求，可在招標(biāo)文件中列出，但這些條款不應(yīng)過(guò)于苛刻，更不允許將風(fēng)險(xiǎn)全部轉(zhuǎn)嫁給中標(biāo)方。由于項(xiàng)目的特殊要求需要提供出合同條款，如支付方式、售后服務(wù)、質(zhì)量、主保險(xiǎn)費(fèi)及投標(biāo)企業(yè)資格文件等，這部分要求的提出也要合理。驗(yàn)收方式和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)采用我國(guó)通用的標(biāo)準(zhǔn)，或我國(guó)承認(rèn)的國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)、歐洲標(biāo)準(zhǔn)等。

公平競(jìng)爭(zhēng)是指招標(biāo)文件不能存有歧視性條款。只有公平才能吸引真正感興趣、有競(jìng)爭(zhēng)力的投標(biāo)廠商。招標(biāo)文件不能含有歧視性條款，采購(gòu)監(jiān)管部門對(duì)招標(biāo)工作的監(jiān)管重要的任務(wù)之一就是審查招標(biāo)文件中是否存有歧視性條款。當(dāng)然技術(shù)規(guī)格要求制定得過(guò)低，看似擴(kuò)大了競(jìng)爭(zhēng)面，實(shí)則給評(píng)標(biāo)帶來(lái)了很大困難，評(píng)標(biāo)的正確性很難體現(xiàn)，后選擇的結(jié)果可能還是帶有傾向性。
招標(biāo)書寫作是一種嚴(yán)肅的工作，要求注意：
(1)周密嚴(yán)謹(jǐn)。招標(biāo)書不但是一種“廣告”，而且，也是簽訂合同的依據(jù)。因而，是一種具有法律效應(yīng)的文件。這里的周密與嚴(yán)謹(jǐn)，一是內(nèi)容，二是措辭。
(2)簡(jiǎn)潔清晰。招標(biāo)書沒(méi)有必要長(zhǎng)篇大論，只要把所要講的內(nèi)容簡(jiǎn)要介紹，即可，切忌沒(méi)完沒(méi)了地胡亂羅列、堆砌。
(3)注意禮貌。這時(shí)涉及的是交易貿(mào)易活動(dòng)，要遵守平等、誠(chéng)懇的原則，切忌盛氣凌人，更反對(duì)低聲下氣。